02.3.4 Dopplungs-Prüfung & -Zusammenführung von Schüler*innen

Dopplungsprüfung & Zusammenführen von Schüler*innen

Mit diesem Feature haben wir VIA eine Möglichkeit an die Hand gegeben, nach Duplikaten von Schüler*innen zu suchen und diese auch zusammen zuführen.

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Link zum Video (https://vimeo.com/696951443/c150ee9084)

Dopplungsprüfung allgemein

Unter gewissen Umständen kann es zu Duplikaten von Schüler*innen in VIA kommen. Eingabefehler wie das erneute Anlegen eines Datensatzes, weil z.B. die Schülerin nicht gefunden wurde oder auch eine fehlerhafte Importtabelle, können dafür verantwortlich sein. Die Dopplungsprüfung findet diese Duplikate.

Um gefundene doppelte Schüler*innen mit allen dazugehörigen Informationen in einen einzelnen Datensatz zusammenzuführen gibt es außerdem eine angeschlossene Funktion zum Zusammenführen beider Datensätze.

Auf Dopplung überprüfen

1. Die Funktion starten an den Schüler*innen. Rufen Sie sich das Profil auf und navigieren Sie sich am linken Rand zu den Stammdaten.

2. Befinden Sie sich in den Stammdaten, dann haben Sie im rechten oberen Bereich den Button “Weiteres”. Klicken Sie diesen, dann öffnet sich ein weiteres Menü. Ganz unten gibt es den Menüpunkt “SchülerIn Dopplung”.

3. Betätigen Sie diesen prüft VIA im Hintergrund direkt auf Duplikate. Gibt es kein Duplikat, dann wird Ihnen dies im linken unteren Bildbereich mit einer gelben Meldung signalisiert.

4. Gibt es ein Duplikat, wo Vor- und Nachname identisch sind, dann öffnet sich im rechten Bereich des Displays ein neues Fenster, welches Ihnen den betroffenen Datensatz vorstellt.

5. Wählen Sie den angezeigten Datensatz (Ihnen werden Vor-, Nachname und Geburtsdatum angezeigt) mit einem Klick aus und bestätigen Sie dies über die Schaltfläche “SchülerIn wählen”.

Duplikate Zusammenführen

Schritt 1

1. Ihnen werden nun beide Datensätze angezeigt. Stand A beschreibt den Ist-Zustand der/des Schüler*in welchen Sie am Anfang aufgerufen haben. Stand B beschreibt den Ist-Zustand des doppelten Datensatzes, welchen VIA gefunden hat.

2. Sie sehen nun alle Informationen im direkten Vergleich und müssen diese überprüfen. Eine Entscheidung bei unterschiedlichen Informationen ist notwendig und Sie werden von VIA auch darauf hingewiesen. Setzen Sie das Häkchen in der Checkbox, wo die Information korrekt ist.

3. In unserem Beispiel unterscheidet sich das Geburtsdatum und wir müssen das korrekte für die Zusammenführung bestätigen. Haben Sie nicht alle notwendigen Entscheidungen getroffen, dann wird VIA Sie darauf hinweisen.

4. Haben Sie alle notwendigen Entscheidungen getroffen, dann drücken Sie im rechten oberen Bereich den Button “ Schritt 1 bestätigen”.

Schritt 2 & Schritt 3

1. Im zweiten Schritt werden uns die Anträge, Fahrtanforderungen, Tickets und Erstattungen der beiden Datensätze angezeigt. Hiermit gehen unter anderen Informationen wie die Anschrift der Schüler*innen einher.

2. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Informationen beider Stände und bestätigen diesen Schritt dann wieder im rechten oberen Bereich mit dem Button “Schritt 2 bestätigen”.

3. Im dritten Schritt werden Ihnen die Dokumente beider Stände im Vergleich angezeigt. Hier gilt das selbe Prinzip wie in Schritt 2. Sie treffen keine Entscheidung sondern sehen alle relevanten Informationen. Alle Dokumente (auch aus der Dateiablage) beider Stände werden zusammengeführt.

4. Diesen Schritt bestätigen Sie wieder über den Button rechts oben “Schritt 3 bestätigen”.

Zusammenführung bestätigen

1. In Schritt 3 wird Ihnen mit einem grünen Häkchen signalisiert wenn Sie alle nötigen Entscheidungen getroffen und alle drei Schritte erfolgreich abgeschlossen haben.

2. Über den Button “Zusammenführung bestätigen” schließen Sie die Zusammenführung beider Stände ab.

3. VIA bestätigt Ihnen die erfolgreiche Zusammenführung beider Datensätze.

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