06.1 Dokumente erzeugen & Seriendruck

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Mit dem Dokumenten-Tool in VIA können Sie zum Beispiel Bescheide schnell erstellen und dabei Namen, Adressen und andere Daten automatisch von VIA ausfüllen lassen. Bei der Erstellung vieler Dokumente auf einmal hilft Ihnen unsere Stapelfunktion.

Dokumentvorlagen bearbeiten

Eigenschaften einer Vorlage festlegen

Jedes Dokument, das Sie erzeugen können, basiert auf einer Vorlage unter Daten und Optionen > Dokumentvorlagen. Die dort individuell für Sie erstellten Dokumentvorlagen werden, je nach Nutzungszweck, einer Ebene zugeordnet. Bescheide, die sich auf einen Antrag beziehen, werden unter “Anträge” erstellt, Druckvorlagen für ÖPNV-Tickets unter “Tickets” usw.

1	Hier ist Platz für eine Beschreibung der Vorlage.
2	Hier können Sie auswählen, ob und wo ein Dokument bearbeitet werden kann. Diese Optionen betreffen immer nur das Bearbeiten eines erstellten Dokumentes und beeinflusst nicht die Vorlage. → `kein Bearbeiten zulassen` Ein Dokument kann nach der Erstellung (z.B. an einem Antrag) nicht bearbeitet werden. → `nur vor dem Speichern ins Archiv` Ein Dokument kann nach der Erstellung bzw. vor dem Druck bearbeitet wurden. → `Dokumente im Archiv ändern, aber Änderungen nicht speichern` Ein Dokument kann auch im Archiv bearbeitet werden, wenn es dort gespeichert wird. Es kann dann direkt aus dem Texteditor heraus gedruckt werden, aber nicht gespeichert werden. → `Dokumente im Archiv ändern und auch speichern (überschreiben) dürfen` Ein Dokument kann nach der Bearbeitung im Archiv auch gespeichert werden. Die Änderungen überschreiben dann den vorigen Stand.
3	Hier können Sie die Sichtbarkeit der Vorlage beeinflussen. `Normal sichtbar` bedeutet, dass die Vorlage normal ausgewählt werden kann. `Als “veraltet” markieren` gibt bei der späteren Auswahl einen entsprechenden Hinweis und bei `Unsichtbar` steht die Vorlage für die Dokumenterstellung nicht zur Verfügung (dies kann z.B. nützlich sein, wenn es sich um eine noch in Bearbeitung befindliche Vorlage handelt).
4	Hier kann festgelegt werden, dass das Dokument nur VIA-Nutzer*innen mit einer bestimmten Rolle zur Verfügung steht.
5	Hier kann ausgewählt werden, ob beim Drucken oder Archivieren ein Workflow ausgeführt werden soll. Workflows sind zuvor definierte Abfolgen von Prozessen, die beim Aufruf automatisch ausgeführt werden. Mehr zu Workflows. (LINK)

Eine Vorlage kopieren

Das Anlegen der allerersten Dokumentvorlagen in VIA wird in der Regel von uns übernommen (inklusive ihres Logos und anderer konstante Elemente).

Benötigen Sie eine weitere Vorlage, muss diese nicht von Grund auf neu erstellt werden, sondern kann als Kopie einer bereits existierenden erstellt werden. Dafür klicken Sie in einer Vorlage auf Export und kopieren den dort angezeigten Code oder laden ihn als Datei herunter. Dann klicken Sie unten links auf Import und fügen dort den Code ein oder laden die erstellte Datei hoch.
Sie können dann den Namen und die Beschreibung der neuen Vorlage anpassen und auf
Speichern klicken.

Inhalt bearbeiten

Der Inhalt und die Formatierung der Vorlagen kann direkt in VIA in einem Texteditor bearbeitet werden, wie Sie es so ähnlich auch von Textverarbeitungsprogrammen kennen. Einfache Änderungen am Text können Sie also mit Klick auf Text-Editor auch selbst durchführen.

Sie gelangen in ein separates Fenster und haben hier gängige Möglichkeiten, den Text nach Ihren Bedürfnissen zu bearbeiten.

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Bitte beachten Sie, dass die Textgröße nicht immer gleich der Angabe in z.B. MS Word zu verstehen ist. Die tatsächliche Größe des gedruckten Textes hängt von der DPI-Einstellung des jeweiligen Programms ab. Meist benötigen Sie in VIA eine größere Schriftart um auf das gleiche Ergebnis zu kommen, das Sie von Ihren Word-Vorlagen kennen.

Layout

Überhalb der Dokumenten-Eigenschaften finden Sie den Button Gestaltung…, hierüber erhalten Sie Zugriff auf die allgemeinen Layout-Einstellungen wie Seitenränder und Kopf- und Fußzeile.

Bei Klick öffnet sich ein Dialog, in dem Sie diverse Einstellungen vornehmen können.

Textmarken

Zusätzlich enthalten die Vorlagen aber auch sogenannte “Textmarken”. Dies sind Variablen oder Funktionen, die bei der Erzeugung des Dokuments z.B. automatisch den Namen der jeweiligen Schule eintragen. Diese erkennen Sie im Fließtext immer an den eckigen Klammern. Eine Übersicht, welche Textmarken in Ihrem Dokument bereits zur Verfügung stehen, erhalten Sie in in der Menüleiste unter dem Punkt Textmarke (überhalb von Text/Hintergrund einfärben).

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Bei größeren funktionalen Änderungen oder zum Hinzufügen neuer Textmarken bitten wir Sie, uns zu kontaktieren. Viele Textmarken rufen zum Teil komplexe Hintergrundfunktionen auf oder sind voneinander abhängig, sodass große Änderungen zu Schwierigkeiten führen könnten. Sie können im Dokument gerne farbig markieren, wo welche Information eingefügt werden soll und uns dann Bescheid geben - so wissen wir direkt, was gemeint ist, und können die Textmarken erstellen.

Dokumente erzeugen

Sobald eine fertige Vorlage existiert, können Sie darauf basierend Dokumente erzeugen.

Ein Beispiel: Sie möchten einen positiven Bescheid zur Schülerbeförderung für einen Schüler ausstellen, dann können Sie diesen in einem Antrag erzeugen.

Im Schüler klicken Sie auf die Kachel des entsprechenden Antrags und dann oben rechts auf Drucken > Dokument zu diesem Antrag. Nun können Sie unter “Dokument wählen” Ihre gewünschte Vorlagen auswählen.

Beachten Sie, dass hier das Beispiel eines Antrags gewählt wurde. Wenn Sie Dokumente drucken, die zu einem Ticket, einem Unternehmen oder Tourenplan gehören, kann sich der Weg zum Druckdialog leicht unterscheiden. Halten Sie zum Beispiel auch Ausschau nach einem Drucker-Symbol.

An dieser Stelle erscheinen auf der linken Seite unter “Textmarken” unter Umständen noch weitere Auswahloptionen. Etwa ein Feld, das Sie manuell ausfüllen möchten (z.B. das Datum des Posteingangs oder ein individueller Grund) oder die Auswahl eines abweichenden Betreffs erscheinen sie in diesem Bereich.

Haben Sie dies erledigt, so können Sie auf den Button Dokument(e) erstellen klicken. Das erzeugte Dokument wird Ihnen nun als Vorschau angezeigt.

Sie können das Dokument unter Drucken & Speichern nun ausdrucken und nach Bedarf zusätzlich im Archiv speichern. Dann wird das Dokument permanent in der Schülerkartei gespeichert.

Seriendruck von Dokumenten

Wenn Sie viele Dokumente zum gleichen Thema auf einmal erzeugen möchten, müssen Sie das nicht jedes mal einzeln tun: Dafür gibt es in VIA eine Seriendruck-Funktion.

Dafür erstellen wir für Sie “Dokumenten-Stapel”. Diese ermöglichen, ein Dokument für viele Schülerinnen und Schüler gleichzeitig zu erzeugen. Falls gewünscht, können auch Filter in einen Stapel integriert werden: Zum Beispiel kann dann ein Bescheid für all diejenigen Schüler erstellt werden, für deren Anträge zum Stichtag ein fälliger Eigenanteil noch nicht gezahlt wurde.

Klicken Sie oben auf Auswertung & Druck > Dokumente erstellen

Mit Klick auf Stapel wählen öffnet sich eine Liste der existierenden Stapel, in der Sie den gewünschten anklicken können.

An dieser Stelle erscheint unter Umständen noch ein Bereich mit Filtern. Wählen Sie in diesem Fall den oder die gewünschten Filter aus. Haben Sie dies erledigt - oder waren keine Filter vorhanden - können Sie auf den Button Stapel auswählen klicken.

Nun können Sie unter dem Punkt “Dokument wählen” das zu erzeugende Dokument auswählen (wenn es noch nicht vorausgewählt ist).

Danach können Sie in das Feld unter “Empfänger / Grundlage wählen” klicken, wo Ihnen dann die zuvor definierte Auswahl, also eine bestimmte Gruppe von Schülerinnen und Schülern, angezeigt wird. Alternativ können Sie auch auf Mehrere wählen klicken. Darin sind zunächst automatisch alle Schüler ausgewählt, Sie können aber auch z.B. 0 bis 10 eingeben (dann werden die ersten 11 Schülerinnen und Schüler ausgewählt).

Ab hier funktioniert alles fast genau so, wie Sie es vom Erzeugen einzelner Dokumente (s.o.) kennen. Eine Besonderheit gibt es aber: Über dem Button Dokument(e) erstellen können Sie nun auswählen, ob jedes Dokument einzeln erzeugt werden soll oder ob sie in einem einzigen Dokument zusammengefasst sein sollen. Letzteres ist besonders zum Ausdrucken praktisch.

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Sie können, sofern die Berechtigung dafür in der Vorlage gesetzt ist, ein bereits erzeugtes Dokument bearbeiten. Hierfür klicken Sie oben rechts (über dem Vorschaufenster) auf Bearbeiten. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie wegen eines Sonderfalls ein Dokument ausnahmsweise abweichend gestalten möchten. Diese Änderungen beeinflussen die Dokumentvorlage nicht und gelten nur für die aktuelle Sitzung.