06.4 Auswertungen erstellen

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Auswertungen sind ein nützliches Tool, um den Überblick über Ihre Schülerbeförderung zu behalten: Sie können sich z.B. Schüler:innen mit Fahrtanforderung aber ohne Ticket, alle Schulen oder zu bestellende ÖPNV-Tickets anzeigen lassen. Auswertungen können außerdem in einem Archiv gespeichert oder exportiert werden.

Anlegen neuer Auswertungen

Auswertungen erstellen stets wir für Sie und basierend auf Ihren konkreten Anforderungen. Während Ihres Onboardings haben Sie uns bereits mitgeteilt, welche Auswertungen Sie benötigen - darüber hinaus können Sie uns aber jederzeit kontaktieren, wenn Sie Änderungswünsche haben oder neue Auswertungen brauchen.

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Auswertungen basieren auf komplexen Datenbankstrukturen und interne Funktionen von VIA, weshalb es am einfachsten und sichersten ist, wenn Sie uns kontaktieren und sie nicht selbst anlegen.

Auswertungen auswählen und erzeugen

Ihre Auswertungen finden Sie in der oberen Menüleiste unter Auswertung & Druck > Auswertungen & Abfragen .

Wenn Sie dort die gewünschte Auswertung ausgewählt haben, öffnet sie sich.
Häufig haben Sie dann auf der linken Seite die Möglichkeit, bestimmte Filter und Optionen auszuwählen.

Anhand dieser Optionen kann bestimmt werden, welche Datensätze in der Auswertung auftauchen. Im Beispiel links kann etwa vorgegeben werden, nur ÖPNV-Schüler einer bestimmten Schule und/oder mit einer gültigen Fahrtanforderung in einem bestimmten Schuljahr anzuzeigen.

Diese Optionen können von uns auch nachträglich noch hinzugefügt, entfernt oder bearbeitet werden.

Unter Ausgabe-Form können Sie auswählen, ob Ihnen die Auswertung als Tabelle im Browser angezeigt werden soll oder als eines von mehreren Formaten zum Herunterladen (z.B. XLS für Tabellenverarbeitungsprogramme). Dann können Sie auf 3. Abfrage ausführen klicken. Beachten Sie bitte, dass bei sehr umfangreichen Auswertungen - z.B. beim Abruf der Daten tausender Schüler - die Erstellung etwas länger dauern kann.

Registrieren und archivieren von Auswertungen

Wenn die Abfrage durchgeführt wurde, können Sie mit Klick auf Registrieren oben rechts weitere Aktionen vornehmen. Einige Felder können ausgegraut sein - das hängt davon ab, was wir mit Ihnen im Onboarding besprochen haben und welche Funktionen Sie benötigen.

Auch in diesem Fall können wir die Funktionen noch während des “laufenden Betriebs” hinzufügen oder ändern.

Kopie ins Archiv speichern.
Hier können Sie die aktuelle Auswertung im Archiv speichern, sodass Sie später darauf zugreifen können.
Diese Funktion ist immer verfügbar. Auf das
Archiv zugreifen können Sie durch Klick auf den gleichnamigen Button neben Registrieren.
Datensätze als exportiert registrieren.
Wenn Datensätze als exportiert registriert werden, löst das eine zuvor definierte Aktion aus.
Wenn Sie z.B. eine Ticket-Bestellliste registrieren, werden alle gelisteten Tickets in VIA als “bestellt” markiert.
Im Anschluss als ‘Final’ herunterladen (.csv)
Hiermit laden Sie die Auswertung mit dem Zusatz “Final” im CSV-Format herunter.
In Austausch-Verzeichnis hochladen:
Hiermit laden Sie die Auswertung in einem Austauschverzeichnis hoch. Damit kann sie reibungslos etwa mit einem Verkehrsunternehmen geteilt werden.