DMS Externe Dokumenten-Management-Systeme

Anlegen von DMS-Objekten

Vorbereitungen

Zum Anlegen von DMS-Objekten müssen gewisse Workflows hinterlegt werden. Details dazu finden Sie unter:

Nutzung

In der Regel ist VIA so konfiguriert, dass DMS-Objekte immer automatisch mit dem Anlegen eines VIA-Objekts erzeugt werden.

Der Workflow zum Anlegen von DMS-Objekten bei Schüler*innen wird aufgerufen, wenn ein Schüler hinzugefügt wurde.

SLN fügt dann in die VIA-Sektionen, die an das DMS angebunden werden i. d. R. folgende Variable Felder hinzu:

Akte erstellt gibt das Datum an, wann das Objekt im DMS erzeugt wurde.

Akte erstellen kann nur ausgeführt werden, wenn Akte erstellt noch nicht gefüllt ist.

Akte öffnen öffnet die Akte in dem angebundenen DMS.

Erstellte Dokumente an das DMS übergeben

Vorbereitung

Legen Sie in den DMS-Einstellungen ein Austausch-Verzeichnis an.

Dokumente zur Übergabe an das DMS vorbereiten

Dokumente, die in das externe DMS hochgeladen werden sollen, müssen speziell vorbereitet werden. Dazu ist es notwendig, dass es jeweils eine Textmarke mit dem Namen dms_json oder dms_xml gibt. Diese Textmarken müssen die Metadaten zu den einzelnen Dokumenten bereitstellen. Der Inhalt der Metadaten ist von DMS zu DMS und von Kunde zu Kunde unterschiedlich.

Nutzung

Erzeugen Sie die Dokumente ganz normal.

Wenn Sie das erstellte Dokument sehen und damit zufrieden sind, klicken Sie auf In Austauschverzeichnis speichern .

Dort sollte das zuvor angelegte Austauschverzeichnis erscheinen. Außerdem sollte in grün stehen “Es wurden Meta-Daten für ein DMS übergeben.” Ist dieser Text nicht zu sehen, ist das Dokument nicht richtig für das DMS eingerichtet und Sie müssen sich an SLN wenden.

Klicken Sie auf das Austauschverzeichnis. Das Dokument wurde hochgeladen und eine Bestätigungsnachricht wird angezeigt.

Wichtig: Ein Klick auf In E-Akte speichern wird das Dokument weiterhin in die VIA-eigene E-Akte legen und nicht in das DMS übertragen.