Kombus

Übergabe eines Schülers vom LRA an Kombus

Ausgangslage, Anforderungen

Während die LRA das Verwaltungsverfahren pro Schüler*in durchführen, sorgt Kombus anschließend für die Organisation der Beförderung. Dazu muss es ein simples Übergabe-Verfahren von den LRA an Kombus geben.

Die LRA dürfen nur auf die Schüler*innen zugreifen, die ihrem Landkreis zugewiesen sind. Kombus hat Zugriff auf alle Schüler*innen.

Wichtig ist, dass diese Übergabe von den LRA an Kombus möglichst einfach und standardisiert erfolgt. Wir hatten ursprünglich die Idee, das Status-Feld am Antrag der Schüler*innen zu verwenden. Letztlich haben wir uns dagegen entschieden, weil dieses Feld durch alle Personen im System bearbeitet werden kann und es so schnell zu Fehleingaben kommen kann. Stattdessen haben wir über die 📑11.3 Variable Felder & Bereiche in VIA eine individuelle Konfiguration mit der Vergabe von speziellen Nutzerrechten vorgenommen.

Übergabe von Schüler*innen vom LRA an Kombus

  1. Bearbeiten Sie den/die gewünschte Schüler*in bis zu dem Punkt, wo Kombus die Planung übernehmen soll.
  1. Öffnen Sie den entsprechenden Antrag an der/dem Schüler*in.
  1. In der rechten Sektion finden Sie Felder unter der Überschrift “Bearbeitung durch Kombus”. Bei aktueller Status sollte “unbearbeitet” zu sehen sein.
  1. Um diese/n Schüler*in für Kombus frei zugeben, klicken Sie hinter “für Kombus freigeben” auf [Ausführen]. Klicken Sie anschließend auf [↺] am rechten oberen Rand der Antrags-Ansicht.
  1. Der Status wird auf für Kombus freigegeben geändert, sowie Ihre Nutzername und das aktuelle Datum notiert.
Die Antrags-Ansicht. In gelb markiert ist der Bereich, der für die Übergabe an Kombus hinzugefügt wurde.
Dieses kurze Video zeigt Ihnen, wie Sie die Übergabe an Kombus vornehmen.

Wie Kombus neu übergebene Schüler*innen erkennt und als bearbeitet markiert

Sobald der Status auf für Kombus freigegeben gesetzt ist, tauchen die Schüler in der Auswertung #6 DASHBOARD: KOMBUS Schüler zur Verplanung freigegeben auf.

Diese Auswertung kann entweder über [Auswertungen & Druck] → [Auswertungen & Abfragen] geladen werden, oder auf das persönliche Dashboard gelegt werden.

Wenn die Verplanung durchgeführt wurde, kann Kombus im Antrag der/der Schüler*in auf [Ausführen] bei “Durch Kombus bearbeitet” klicken. Dann wird der Status auf durch Kombus bearbeitet gesetzt und wiederum der Name der bearbeitenden Person und das Datum festgeschrieben. So können die LRA später nachvollziehen, wann Kombus die Verplanung vorgenommen hat und welche Schüler*innen noch offen sind.

Die Antrags-Ansicht. In gelb markiert ist der Bereich, wo Kombus wiederum die Bearbeitung abschließen kann.