WL Anleitung Erstattung

  1. Neuen Antrag mit Beförderungs-Art “Erstattung” in VIA erstellen
  1. im erstellten Antrag eine neue Erstattung anlegen über das “+” oben rechts
  1. Daten für Antragstellung und Gültigkeitszeitraum setzen und erstmal speichern!
  1. gespeicherte Erstattung erneut über den Stift öffnen
  1. in der Tabelle “Teilerstattungen” beliebig viele Teil-Zeiträume eingeben
    1. wichtig ist in der Maske von oben nach unten zu füllen (zuerst Gültigkeit, dann Unternehmen, etc)
  1. wenn alle benötigten Teilerstattungen erstellt sind, Klick auf “Haushaltsjahre berechnen”
  1. es wurden nun automatisch alle Haushaltsjahre inklusive der Ratenfälligkeiten erstellt.
  1. Die Erstattung ist damit erstellt und kann im nächste Schritt in den Bescheid-Druck gehen
  1. Klicken Sie dazu oben rechts in der Antragsansicht auf den Button “Drucken” > ”Dokumente zu diesem Antrag” > wählen Sie das benötigte Dokument aus > setzen Sie manuelle Textmarken wie bspw. die Haushaltsstelle > Klicken Sie auf “Dokument erstellen”
  1. wenn das Dokument erstellt ist, haben Sie oben rechts die Möglichkeiten über den Button “Bearbeiten” manuelle Datumsangaben zu setzen und allgemeine Änderungen am Bescheid vorzunehmen
  1. zum Speichern des Bescheids am Schüler & zum Registrieren der Erstattungen als “Gedruckt” klicken Sie auf “in E-Akte speichern”
  1. das Dokument finden Sie dann am Schüler unter “Dokumente” (in der Schüleransicht Menü vertikal links) > “Bescheide”
  1. an allen im Bescheid gelisteten Teil-Erstattungen finden Sie dann das Druckdatum und die ausgewählte Haushaltsstelle
  1. jetzt ist die Erstattung für die Abrechnung bereit und wird in der Schnittstelle erscheinen können
  1. Klicken Sie in der obersten Menü-Leiste auf “Auswertung&Druck” > “Auswertungen & Abfragen” > wählen Sie die Auswertung “#7 - Export Erstattungen” > wählen Sie den für die Abrechnung relevanten Stichtag > erstellen Sie die Liste
  1. Prüfen Sie jetzt nochmal kurz die Liste in der dargestellten Vorschau auf Korrektheit und Vollständigkeit
  1. Klicken Sie jetzt rechts oben auf “Registrieren” wählen Sie im folgenden Dialog die ersten 3 Haken und klicken Sie auf “Ausführen”
    1. die Liste wird im Archiv gespeichert, sodass Sie diese jederzeit, auch zukünftig, wieder abrufen können, klicken Sie dazu auf den Button “Archiv” neben “Registrieren”
    1. alle in der Liste erschienenen Raten werden in den IST - Zustand gesetzt, diese werden damit nicht erneut im Export erscheinen
    1. die Liste wird automatisch heruntergeladen, Sie können diese Datei weiter an die Kasse übermitteln
  1. Alle Zahlungen welche nicht im IST Zustand sind, können noch geändert werden. Passen Sie dazu einfach die jeweilige Teilzahlung an und klicken Sie erneut auf “Haushaltsjahre berechnen”
  1. Negative Storno-Beträge können Sie analog zum oben beschriebenen Prozess erstellen