In diesem Beitrag möchten wir die Anträge in VIA genauer vorstellen. Anträge sind essentiell wichtig für die Art und den Zeitraum der Beförderung.
Was wird in VIA als Anträge verstanden?
Anträge sind der zweite Baustein in VIA, nachdem Sie eine neue Person in VIA angelegt haben. Beim Anlegen einer Person geben Sie lediglich den Vor- und Nachnamen, das Geburtsdatum und das Geschlecht ein
der Beförderungszeitraum, die Beförderungsart, Ziel- und Startpunkt werden über den Antrag definiert
Anträge sind meist pro Schuljahr gültig, können aber auch für einen längeren Zeitraum genutzt werden, dies hängt von der jeweiligen Arbeitsweise ab
wenn für ein Schuljahr gültig, dann auch für den Hochstufen-Prozess interessant zum Schuljahreswechsel. In diesem Beispiel würde über das Hochstufen ein neuer Antrag für das folgende Schuljahr generiert und die Klassenstufe um eins angehoben werden
Grundsätzlich gilt: verändert sich eine wichtige Information zur Beförderung (z.B. besuchte Schule oder Wohnort) dann wird ein neuer Antrag generiert, welcher die neuen Parameter ab einem bestimmten Stichtag darstellt. Die Beförderung kann in einem Folgeantrag somit neu organisiert werden
Dies macht auch die Historisierung sehr übersichtlich. Sie können somit jederzeit vergangene und zukünftige Änderungen schnell und einfach überblicken
Wie erstelle ich einen neuen Antrag?
wenn Sie eine neue Person in VIA anlegen, können Sie auch direkt den ersten Antrag mit anlegen, in dem Sie die hervorgehobene Check-Box aktivieren und dann alle oben beschreiben Daten ergänzen
Wenn die Person bereits in VIA registiert ist, dann öffnen Sie diese Person und finden im linken unteren Bereich die Antragskacheln. Über das blaue Plus kann ein neuer Antrag angelegt und bearbeitet werden
Welche Informationen sind im Antrag sichtbar?
Daten:
ID
Die ID wird vom System automatisch generiert. Jeder Antrag hat eine eigene ID
Status
der Status gibt den aktuellen Bearbeitungsstand wieder
Schuljahr
hier können Sie zwischen den in den Systemeinstellungen (Initialisierung) hinterlegten Schuljahren auswählen und das gewünschte, für diesen Antrag relevante Schuljahr wählen
von - bis
hier kann die Gültigkeit des Antrags, unabhängig vom Schuljahr manuell definiert werden. Ggf. genehmigen Sie Beförderungsansprüche über mehrere Jahre, sofern sich die Grundparameter wie Schule und Wohnort nicht verändern.
Art
hier können Sie über Check-Boxen festlegen, welche Beförderungsarten relevant sind (ÖPNV, FSV, Erstattung)
Anschrift & Besuchte Einrichtung:
Anschrift
hier geben Sie den Wohnort der Person in gewohnter Art und Weise an
VIA bevorzugt auf Grundlage des Kartenmaterials die ausgeschrieben Variante der Straße. Also in unserem Beispiel Königsbrücker Straße statt Königsbrücker Str.
über den blauen Button “Karte” können Sie die eingegebene Adresse bei Bedarf auf Richtigkeit überprüfen. Sollte die Adresse nicht gefunden und somit nicht geokodiert werden können, dann bekommen Sie hier einen entsprechenden Hinweis
Einrichtung
Hier können Sie zwischen den in den Stammdaten → Schulen hinterlegten Einrichtungen auswählen. Die Adresse der gewählten Einrichtung liegt dann als Beförderungsziel zu Grunde.
Klasse & Zusatz
hier sind wiederum die in den Systemeinstellungen (Initialisierung) hinterlegten Klassenstufen auswählbar. Im Zusatzfeld können Klassenstufenzusätze eingetragen werden
Schulart, Schulform & Schulprofil
hier können ebenfalls die in den Systemeinstellungen (Initialisierung) hinterlegten Informationen ausgewählt werden. Diese stellen ein eindeutiges Merkmal dar, welches später für weiterführende Auswertungen und Reports genutzt werden kann
Die Schulart kann in den Stammdaten der Schulen hinterlegt werden. Ist dies der Fall wird die Schulart direkt automatisiert mit angezeigt
nächstgelegene Einrichtungen
hier können weitere, für die Anspruchsprüfung relevante Einrichtungen hinterlegt werden. VIA berechnet dann die Fußläufige- und die Fahrtdistanz zur besuchten und allen hinterlegten nächstgelegenen Einrichtungen
Bankverbindung und Attribute
wenn Sie in den Stammdaten der Person eine Bankverbindung eingetragen haben (bspw. für das Abrechnen von Eigenanteilen), dann wird Ihnen diese hier angezeigt
außerdem werden alle in den Stammdaten der Person gesetzten Attribute übersichtlich angezeigt, weil diese für die weitere Beförderung wichtig sein können
Wie wird ein Folgeantrag auf Grundlage einer Änderung erstellt?
⚠️
Bei einer wichtigen antragsspezifischen Änderung wie Wohnortwechsel oder Schulwechsel, sollten Sie die Informationen nicht einfach im aktuellen Antrag ändern. Nutzen Sie stattdessen bitte einen unserer Assistenten (Umzugs-Assistent oder Antrag weiterführen)!
Umzugs-Assistent
hier können Sie ab einem gewünschten Datum den Wohnort oder die besuchte Schule ändern. Bis zum Änderungsdatum bleibt der alte Antrag aktiv. Mit dem Stichtag beginnt die neu generierte Antragskachel mit den neuen Informationen.
für FSV wichtig: bei Auswahl einer neuen Schule beendet VIA die alten Umläufe, weil Touren oftmals “Schulrein” geplant werden und setzt die Person in die hinterlegte System-Tour. Von dort aus kann die Person neu verplant werden
VIA erkennt über den Umzugsassistenten ebenfalls aktuelle Fahrtanforderungen und wird Ihnen anbieten diese automatisch umzuschreiben, wenn sich der Wohnort geändert hat
Antrag weiterführen
wenn Sie keine automatischen Änderungen von VIA wünschen und das Heft des Handelns in der eigenen Hand haben wollen, dann nutzen Sie den Assistenten “Antrag weiterführen”
Hier können Sie innerhalb eines Schuljahres den Antrag auf Grundlage einer Änderung zum Stichtag beenden und zum Folgetag mit den neuen Informationen einen neuen Antrag erstellen
im Anschluss müssen Sie den Anspruch und die Beförderung manuell prüfen und organisieren
Antrag ins neue Schuljahr hochstufen
Die Person wird in das nächste Schuljahr hochgestuft. Der aktuelle Antrag wird nicht verändert. Der neue Antrag bekommt die hochgestufte Klasse und die Gültigkeit des nächsten Schuljahres
