Übergabe FSV-Schüler*innen an Ruhrbahn

1. Einleitung

Wir haben zur Zusammenarbeit der Stadt Essen und der Ruhrbahn mehrere individuelle Konfigurationen in der VIA-Ruhrbahn-Instanz angelegt.

Das SVA der Stadt Essen soll so schnell und standardisiert Neu-Meldungen an die Ruhrbahn senden können. Die Ruhrbahn kann dann bei erfolgter Verplanung diese Meldung als “erledigt” markieren, wodurch das SVA ebenso eine bessere Übersicht erhält.

2. Ziele

• Etablierung eines Prozesses zum Melden von neu genehmigten Schüler*innen (SVA an Ruhrbahn)

• Kontrolle der erfassten Daten, um manuelle Nacharbeit zu reduzieren.

• Schaffen von Übersichten über aktuell unverplante Schüler*innen (für Ruhrbahn)

• Schaffen von Übersichten über abgearbeitete Verplanung (für SVA)

3. Umsetzung

3.1 SVA: Meldung von neuen Schüler*innen an Ruhrbahn

• Eltern beantragen beim SVA die Beförderung ihres Kindes im FSV.

• SVA erfasst Schüler*in und Antrag in VIA. Siehe: 02.2.4 Die ersten Schüler*innen anlegen

• Das SVA prüft den Anspruch auf Beförderung und genehmigt diesen.

• Wir empfehlen dann im Antrag das Feld Status auf “genehmigt” zu ändern. Das ist für die interne Übersicht besser:

• Sobald alle Informationen erfasst sind, die die Ruhrbahn zur Verplanung braucht, kann im Antrag rechts unter “FSV Verplanung” ein neuer Datensatz angelegt werden.
  • Klicken Sie im sich öffnenden Fenster auf “FSV genehmigt, zur Planung freigegeben”.
  • Das Feld “Datum, Nutzer*in wird automatisch ausgefüllt.
  • Das Feld “Beförderungsstart” wird automatisch mit dem Gültigkeitsdatum des Antrags ausgefüllt. Legen Sie hier ggf. einen anderen Start der Beförderung fest.
  • Wählen Sie bei “Art” den zutreffenden Eintrag aus.
  • Erfassen Sie ggf. eine Mitteilung an die Ruhbahn.
  • In der Tabelle rechts werden einige Daten des/der Schüler*in und des Antrags validiert und Ihnen zur Info angezeigt.
  • Klicken Sie auf “Speichern”

• Fertig. Die Ruhrbahn wird jetzt über die neue Freigabe informiert.

3.2 SVA: Meldung von beförderungsrelevante Änderung an Ruhrbahn

Es gibt drei Szenarien, wann das SVA eine Änderung mitteilt:

1. Schüler*in zieht um und hat anschließend weiterhin Anspruch

2. Schüler*in wechselt die Schule und hat anschließend weiterhin Anspruch

3. Schüler*in verlässt die Schule, zieht weg oder hat keinen Anspruch mehr

Fälle 1 & 2 (neue Anschrift oder Schule mit anschließendem Anspruch):

• Öffnen Sie den aktuellen Antrag des/der Schüler*in

• Nutzen Sie die Funktion “Antrag weiterführen”, um den aktuellen Antrag zum Umzugsdatum zu beenden und damit einen neuen Antrag anzulegen.

• VIA erstellt einen neuen Antrag zum gewählten Datum und beendet den alten zum Vortag

• Öffnen Sie den neu angelegten Antrag und erfassen Sie die Änderungen (neue Schule oder neue Anschrift)

• Folgen Sie den Schritten aus 3.1

Fall 3 (Änderung ohne anschließenden Anspruch → Abmeldung)

• Öffnen Sie den aktuellen Antrag des/der Schüler*in

• Beenden Sie den aktuellen Antrag des/der Schüler*in zum Abmelde-Datum

• Folgen Sie den Schritten aus 3.1

3.3 Ruhrbahn: neue Meldungen erkennen

1. Filterbare Auswertung
   • Es gibt eine Auswertung die alle Übergaben nach ihrem Status auflistet
   • Öffnen Sie den Report “#10 FSV: Meldungen SVA-E → Ruhrbahn” unter “Auswertungen und Druck” → “Auswertungen und Abfragen”
   • Sie können in der Variable “Status” die Liste nach folgenden Zuständen filtern:
     • Von SVA noch nicht freigeben:
       der Datensatz zur Übergabe wurde schon angelegt, aber noch nicht vom SVA freigegeben
       
     • von Ruhrbahn unbearbeitet:
       das SVA hat den/die Schüler*in an die Ruhrbahn zur Verplanung freigegeben. Dir Ruhrbahn hat diese aber noch nicht ausgeführt oder als solche markiert.
       
     • von Ruhrbahn bearbeitet:
       Alle von der Ruhrbahn als bearbeitet markierte Datensätze.
       
   • Ziel für die Ruhrbahn ist es die Liste mit dem Status “von Ruhrbahn unbearbeitet” möglichst leer zu halten

2. Auswertung für das Dashboard

• Es gibt eine Auswertung, die sich die MA der Ruhrbahn auf ihr Dashboard legen können: “#11 DASHBOARD: FSV: Meldungen SVA-E → Ruhrbahn: Unbearbeitete”

• Diese Auswertung zeigt alle durch die Ruhrbahn unbearbeiteten Meldungen des SVA

• Sie können sich die Auswertung wie folgt aufs Dashboard legen: 🎛️08.3 Ihr persönliches Dashboard

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