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10.1 Das VIA-Schulen-Portal

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Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch das VIA-Schulen-Portal.

Nach dem Lesen

  • wissen Sie, wie und wo Sie das Portal aktivieren und einstellen können;
  • können Sie den Schulen einen Portal-Login anlegen;
  • kennen Sie den Aufbau des Portals;
  • wissen Sie, wie Sie Informationen zu Schüler:innen, Touren & Fahrten und zur Schule aufrufen und filtern;
  • wissen Sie, wie Sie Änderungen an den Schüler:innen und der Schule mitteilen.

Aktivierung in VIA

In den Systemeinstellungen legen Sie den Grundstein für die Arbeit mit dem Schulen-Portal - unter dem Punkt Portale können Sie das Schulen-Portal aktivieren:

Sobald Sie hier das Häkchen setzen, haben Sie unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten, je nach dem, was Ihre Schulen dürfen sollen und was nicht:

Eine weitere Einstellung, die Sie vornehmen sollten, sofern die Schulen neue Schüler:innen anlegen dürfen, ist die Statusvergabe dieser neuen Anträge. Dies können Sie ebenfalls in den Systemeinstellungen festlegen, diesmal aber unter Anträge & Eigenanteile:

Standardmäßig ist der Status “leer”. Bitte wählen Sie entweder einen bereits existierenden Status (z.B. “nicht bearbeitet”) oder aber legen einen neuen Status spezifisch für diesen Fall an (z.B. “Neumeldung durch Schule”). Eine Erklärung, wie und wo Sie diese Einstellung vornehmen, finden Sie hier. Ein eigener Status ist besonders dann nötig, wenn Sie die Neumeldungen durch die Schulen in einer separaten Auswertung anzeigen lassen wollen.

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Eine Auswertung “Von Schulen neu gemeldete Schüler:innen”, die auch im Dashboard verwendet werden kann, finden Sie übrigens in unserem Marktplatz.

Portal-Login vergeben

Nachdem das Schulen-Portal aktiviert wurde, entscheiden Sie, welche Schulen einen Zugang erhalten sollen. Diese Einstellung können Sie an jeder Schule individuell festlegen. Navigieren Sie hierfür über die Stammdaten zu den Schulen und wählen Sie eine aus. Rechts oben unter Weiteres finden Sie dann den Punkt Portal-Login.

Der Nutzername ist dabei immer das in VIA genutzte Kürzel. Das Passwort vergeben Sie und können hierfür gerne den Generator verwenden. Sobald gespeichert, teilen Sie diese Anmeldedaten inkl. Ihrem VIA-Link der Schule mit. Der Zugang ist somit pro Schule für alle Sekretär:innen gleich. Für die Anmeldung nutzen die Schulen dann den Reiter Schulen. Bei der Verbindung wird, genau wie bei Ihnen, die Datenbank gewählt. Das heißt, dass auch die Schulen die Möglichkeit des Ausprobierens in der Test-Datenbank nutzen können.

Aufbau des Portals

Im Schulportal können Sie zwischen den Reitern Schüler:innen, Touren & Fahrten, Meine Schule und Freigegebene Formulare navigieren. Je nach ausgewähltem Schuljahr, ändern sich die angezeigten Daten im darunter liegenden Bereichen.

Informationen der Schüler:innen

Nachdem Einloggen gelangen Sie direkt zur Übersicht der schuljahresaktuellen Schüler:innen. Dort werden Schüler:innendaten der Schule nach

Über das Drop-Down-Menü auf der linken Seite können Sie die jeweiligen Schuljahre auswählen, zu denen Schüler:innendaten vorhanden sind.

Filtermöglichkeiten

In der Schüler:innenansicht können Sie nach Informationen zu den Schüler:innen und den dazugehörigen Anträgen filtern und diese dann auch wieder löschen.

Einzelne Schüler:innen aufrufen

Über das Pluszeichen links können Sie sich detaillierte Informationen (z.B. Geburtsdatum, Schule, Attribute) zum Schüler/zur Schülerin aufrufen.

Über den Button Öffnen gelangen Sie zu Schüler:in-Details. Hier haben Sie die Möglichkeit, weitere Informationen zu den Stammdaten, zur Beförderung und zu Sorgeberechtigten einzuholen. Zudem können Sie in diesem Menü Abwesenheiten erfassen, Änderungen mitteilen und Dokumente erstellen und drucken.

Folgende Informationen erscheinen unter dem Reiter Stammdaten:

Wenn Sie den Reiter Beförderung anwählen, sehen Sie, mit welchem Ticket, welcher Art (ÖPNV, FSV, Erstattung) und in welchem Gültigkeitszeitraum das Kind befördert wird (analog zur Ticketdarstellung in VIA).

Abwesenheiten und Änderungen der Schüler:innen mitteilen

Unter dem Menüpunkt Abwesenheiten erfassen können Sie taggenau Abwesenheiten (ganztägig, Hinfahrt abwesend, Rückfahrt abwesend) einreichen.

Im Bereich Änderungen mitteilen können Sie verschiedene Änderungen anwählen und diese auf ein bestimmtes Datum setzen.

Über den Button gesendete Meldungen können Sie sich eingereichte Änderungen zum Schüler/zur Schülerin bzgl. Stammdaten, Antrag/Ticket und Schulabgang anzeigen lassen.

Meldungen in VIA einsehen

Alle gemeldeten Änderungen und Abwesenheiten laufen für die Verwaltung in VIA in einem Dashboard-Widget zusammen. Hierfür legen Sie im Dashboard über “Bearbeiten” (rechts oben) das entsprechende Widget mit dem Typ “gemeldete Änderungen an Schüler:innen” an:

Nachdem Sie gespeichert haben, sehen Sie die neue Tabelle in Ihrem Dashboard. Sie können nach erledigten und nicht erledigten Meldungen filtern sowie nach Schulen oder auch die manuelle Suche nutzen.

Sobald Sie einen Meldung angeklickt haben, können Sie die Details über “Bearbeiten” abrufen und haben diverse Hilfestellungen, zum Beispiel ist bei Umzügen direkt der Umzugsassistent verknüpft.

Außerdem können Sie Abwesenheiten in Umläufen direkt berücksichtigen lassen.

Nach getaner Arbeit können Sie die Änderungen als bearbeitet markieren. Dies wird auch der Schule entsprechend angezeigt.

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Grundlegende Informationen zum Dashboard finden Sie hier.

Touren & Fahrten

Im Bereich Touren & Fahrten werden die aktuellen Touren zur Schule dargestellt.

Mit Klick auf eine Tour gelangen Sie in die Ansicht Tour-Details, in der Schüler:innen der Tour inkl. Beförderungstage und -zeiten sowie Umläufen/Fahrten der Tour abgebildet werden.

Änderungen der Schule mitteilen

Unter dem Menüpunkt Meine Schule lassen sich Informationen zur Schule einsehen. Weiterhin können Änderungen über Vorlagen (Änderungen an den Stammdaten, Allgemeine Mitteilung, Änderung der Unterrichtszeiten) mitgeteilt werden.